Zhimble

De maintenance field planners waren het zat. Ze kregen de enorme hoeveelheid aangeboden werk er niet doorheen, waardoor hun werkplezier verminderde. Daarom namen ze het lot in eigen hand en onderzochten hoe het beter kon. Dit resulteerde in een lijst verbeterpunten, waarvan de belangrijkste worden aangepakt door vier speciale verbeterteams. Bastiaan van Os, Ron Bemelmans, Wim Bremmers, Dirk Elias en Marc Revenich vertellen namens deze verbeterteams hoe ze de handen ineenslaan om het werkplezier terug te krijgen.

Sinds 2006 is de organisatie bij DSM Geleen ingrijpend veranderd. Een groot deel van de ondersteunende diensten zoals technologie, onderhoud en inkoop, werden vanuit de fabrieken centraal in het DSM Manufacturing Centre (DMC) geplaatst. DSM vroeg iBanx te ondersteunen bij het realiseren van een geoliede samenwerking tussen fabrieken en DMC. In dit artikel vertellen Maintenance Field Planners (werkvoorbereiders) wat zij de afgelopen periode voor voortgang hebben ervaren op dit gebied. Het artikel is integraal overgenomen uit het aprilnummer van “DMC Connected”, het personeelsblad van het DSM Manufacturing Center.

Werkplezier kun je niet opleggen Bastiaan van Os begon in 2007 als coördinator field planner met als doel de maintenance field planners meer uniform te laten werken. Bastiaan: “De taak van de maintenance field planners is het voorbereiden van reguliere onderhoudswerkzaamheden. Op elke Plant werd net iets anders gewerkt en ook de geografische spreiding over shop Noord, Midden en Zuid bevordert uniform werken niet.” Bastiaan ontdekte al snel dat er twee problemen speelden: de field planners kregen het werk er niet doorheen en hadden daardoor minder plezier in het werk. “Het eerste probleem kon met de Senior Maintenance Field Planners vrij snel opgelost worden, door meer werk uit te besteden en de ingehuurde krachten beter op te leiden,” vertelt Bastiaan. “Maar werkplezier kun je niet van bovenaf opleggen. De Maintenance Field Planners weten zelf het best hoe het beter kan, zij zijn kennisdragers.” De hint werd opgepakt door de Maintenance Field planners zèlf in samenwerking met iBanx en al gauw werden er vier verbeterteams samengesteld: jaarwerkorders, documentatie, materialen en kwaliteit.

Verbeterteam Jaarwerkorders
Dirk Elias (Shop Midden) voert het woord namens het verbeterteam Jaarwerkorders. Dirk: “Jaarlijks besteden de drie shops samen zo’n 600 à 700 jaarwerkorders uit aan externe firma’s. Eerst vond hierover geen onderlinge afstemming plaats. Daardoor kreeg een firma bijvoorbeeld een opdracht om takels te keuren alleen bij Shop Noord. Enige tijd later volgde dan een nieuwe order om takels te keuren bij Shop Midden, gevolgd door eenzelfde derde order, maar nu voor Shop Zuid. Door alle orders vooraf in kaart te brengen, kunnen we ze voortaan combineren. Dat bespaart enerzijds tijd en kosten, anderzijds leidt het tot meer uniformiteit, een betere planning en een betere samenwerking met Purchasing en Reliability Engineers.”

Verbeterteam Documentatie
Marc Revenich (Shop Zuid) brengt verslag uit van de vorderingen van het verbeterteam Documentatie. Een maintance field planner heeft regelmatig documenten nodig bij het voorbereiden van werkzaamheden. Marc legt uit: “In het verleden werden documenten niet altijd op uniforme wijze opgeslagen. De plaats verschilde, de een gebruikte hiervoor de U-schijf, de andere bijvoorbeeld een Shared List. Ook de schrijfwijze van documenten was niet hetzelfde, waardoor het opzoeken moeilijk werd. Met als gevolg dat elke maintance field planner enkele uren per week kwijt was met zoeken. Om de zoektijd te verkorten, hebben we een field planner portal opgezet, met links naar veelgebruikte documenten. En hoewel nog niet alle documenten al zijn toegewezen, is er toch al sprake van een enorme verbetering.”

Verbeterteam Materialen
Ook het verbeterteam Materialen heeft al belangrijke resultaten geboekt. Wim Bremmers (Shop Noord) vertelt erover: “Een probleem was het bestellen van materialen, dit gebeurde op veel verschillende manieren. Veel stond al op papier, maar net weer iets anders. Daarom hebben we alle papieren naast elkaar gelegd, en één duidelijke instructie geschreven, zodat bestellingen voortaan op uniforme wijze gebeuren. Een ander probleem is het bewaken van levertijden van materialen om te voldoen aan de vraag van Productie. Samen met Purchasing wordt dit de volgende stap om te verbeteren.

Verbeterteam Kwaliteit
Ron Bemelmans (Shop Midden) is de vertegenwoordiger van het verbeterteam Kwaliteit. Dit team heeft als kerntaak de kwaliteit van de orders te verhogen. Ron: “Het uniform aanmaken van orders is vooral bij belangrijk voor de uitvoering. Daarom hebben we een zogenaamde ‘quick reference card’ in het leven geroepen, waarop precies staat wat er ingevuld moet worden en op welke plaats. Bovendien willen we teruggekoppeld krijgen wat er precies fout ging, door system condition te implementeren. Was de order bijvoorbeeld niet goed voorbereid, of waren er andere materialen of diensten nodig? Door deze orders achteraf te analyseren, kunnen we ontdekken waar het meestal fout gaat en hier actie op ondernemen.”

Blijven verbeteren
Samenvattend kunnen we stellen dat de maintenance field planners blij zijn met de verbeterteams. Wim: “In het begin was het veel werk, maar de resultaten zijn een echte eye-opener. Er is sprake van een breed draagvlak en het contact tussen de shops onderling is sterk verbeterd. Ook dat draagt bij aan meer werkplezier. De hele groep is het erover eens dat het instituut ‘Verbeterteams’ in stand gehouden moet worden. Als deze problemen opgelost zijn, pakken ze gewoon weer een nieuwe reeks aan…